Настройка «1С: Розница» может выполняться своими силами, без привлечения сторонних специалистов. Суть процесса заключается в том, чтобы полностью адаптировать программу к использованию на конкретном предприятии. Выставляются оптимальные рабочие параметры, выбирается торговое оборудование, выполняется разграничение прав пользователей и иные действия, перечень которых зависит от особенностей постановки бизнес-процессов.
Настройка оборудования
Современные розничные торговые точки работают с терминалами сбора данных (ТСД), фискальными регистраторами, электронными весами, считывателями штрихкодов, кассовыми аппаратами и другими видами оборудования. Поэтому на начальном этапе подготовки программы необходимо сделать так, чтобы она смогла распознавать всю используемую технику.
Необходимые действия выполняются в разделе «Администрирование» на вкладке «Подключаемое оборудование». Здесь нужно с помощью соответствующего флажка включить опцию «Использовать». В программе изначально заложена возможность работы с разными типами торгового оборудования. Каждая единица техники подключается отдельно, для нее в соответствующих полях интерфейса указываются следующие сведения:
- название организации, к которой относится оборудование;
- полное наименование (оно может подставляться автоматически, при необходимости редактируется с клавиатуры);
- информация о драйвере и серийном номере;
- сведения о рабочем месте (можно указать фамилию продавца) и др.
При сохранении данных будет предложено установить внешнюю компоненту. На данный запрос следует ответить утвердительно. Далее программа проверит наличие драйвера и при необходимости предложит его установить. По завершении процесса откроется окно с настройками оборудования, в котором следует провести тест подключенного устройства. Если все прошло успешно, отобразится соответствующее информационное сообщение, после чего оборудование будет готово к работе.
Ввод данных об организации
Для корректного формирования фискальных чеков, а также регламентированной и внутренней отчетности необходимо ввести сведения об организации, от имени которой эксплуатируется программа «1С: Розница». Необходимые действия выполняются в разделе «Компании». Указываются следующие данные:
- полное и краткое наименование (первое используется в официальных документах, второе — в интерфейсах программы);
- вид организации (индивидуальный предприниматель или юридическое лицо);
- информация о банковских счетах, юридическом и фактическом адресе, налогообложении, ответственных лицах и пр.
Программа «1С: Розница» может эксплуатироваться от имени нескольких организаций. Это актуально, например, когда каждая торговая точка головной компании работает как отдельное юридическое лицо или предприниматель. В этом случае в программу вводятся сведения о каждой такой организации.
Настройка магазинов
Каждая розничная торговая точка регистрируется в программе «1С: Розница» в качестве отдельного магазина. В разделе «Компания» необходимо выбрать подраздел «Склады и магазины», после чего выполните команду «Создать» и укажите «Магазин или группу складов». В открывшемся окне введите наименование создаваемого магазина и другие необходимые сведения, включая название организации, к которой он относится.
Важным функционалом программы «1С: Розница» является возможность настройки правил ценообразования. Это позволяет использовать разные типы цен. Например, при поступлении товара от поставщика он приходуется на склад по закупочным ценам. Они автоматически переносятся из приходного документа (товарной или товарно-транспортной накладной). Именно по этим ценам товар будет числиться в складских остатках и проходить по бухгалтерскому учету.
Но в торговом зале этот же товар выставляется уже по розничным ценам. Этот тип цен регистрируется в программе, причем реализована возможность автоматического расчета в соответствии с настраиваемой формулой. Например, можно сделать так, что розничная цена на товар будет составлять +30 % от закупочной.
Аналогичным образом для каждого магазина настраиваются акционные, специальные, сезонные и другие типы цен, применяемые в зависимости от текущей ситуации и потребностей бизнеса.
Создание рабочего места кассира
На следующем этапе настраиваются кассы ККМ, каждая из которых представляет собой отдельное рабочее место кассира. Необходимые действия выполняются в разделе «Настройки», где последовательно нужно выбрать пункты «Справочники» и «Кассы ККМ». Далее вводятся следующие сведения:
- наименование организации, к которой относится касса ККМ;
- название торговой точки;
- тип подключаемого оборудования;
- информация об эквайринговых терминалах и пр.
Также можно указать настройки печати и автоинкассации, иные необходимые сведения, перечень которых определяется в зависимости от ситуации.
Разграничение прав доступа
В программе «1С: Розница» реализован тонкий и удобный механизм разграничения прав пользователей на доступ к информации и функционалу программы. Это позволяет установить такой порядок, при котором каждый сотрудник сможет работать только с данными из информационной базы и инструментами программы, необходимыми ему с учетом компетенций и должностных полномочий.
Тем самым исключается несанкционированный доступ к конфиденциальной и прочей информации, не предназначенной для общего пользования, а также пресекаются попытки вредительства, коммерческого шпионажа и иных противоправных действий. Кроме этого, разграничение прав доступа позволяет восстановить реальную картину событий при разборе спорных и конфликтных ситуаций.
Необходимые действия выполняются в разделе «Администрирование». На вкладке «Настройка пользователей» выбирайте раздел «Дополнительные» и в открывшемся окне путем установки соответствующих флажков определите перечень актуальных разрешений.
Впоследствии права любого пользователя можно редактировать в зависимости от текущих потребностей бизнеса. Например, если один сотрудник временно исполняет обязанности другого, ему предоставляются соответствующие разрешения.
Работа с документами в «1С: Розница»
После настройки «1С: Розница» можно приступать к работе с документами. В программе реализована возможность формирования первичной учетной документации и проведения ее по всем регистрам учета. Несмотря на некоторые различия в интерфейсах, обусловленные спецификой конкретного документа (например, приходная накладная и платежное поручение отражают разные хозяйственные операции), в целом порядок действий предусматривает выполнение стандартного алгоритма.
В соответствующих полях вводятся наименование контрагента по документу, информация о договоре, тип хозяйственной операции (например, «Поступление от поставщика»). Также указывается название организации, от имени которой формируется документ, сведения о ценах, налогах и пр.
Номер и дата документа присваиваются программой автоматически, согласно предварительно выполненным настройкам. По умолчанию подставляется текущая дата, а также очередной номер для документов данного типа (нумерация приходных накладных, платежных поручений, кассовых чеков и т. д. осуществляется отдельно). Оба параметра при необходимости можно отредактировать. Но следует помнить, что ручная корректировка номеров может привести к путанице в документации. В любом случае они должны быть уникальными, дублирование исключено (система не сохранит и не проведет такой документ).
Для входящей документации, кроме системных номера и даты, указываются реквизиты, под которыми она была оформлена. Например, компания-поставщик выписала накладную № 25 от 2.03.2025 г. Получатель товара при оформлении приходного документа укажет эти реквизиты как входящие, но во внутреннем делопроизводстве такая накладная будет проведена под номером и датой, которые присваиваются автоматически согласно заданным настройкам.
При вводе товарных накладных в табличной части документа формируется спецификация — перечень номенклатурных позиций с указанием количества и цены. В платежных поручениях указывается сумма и назначение платежа, прочие необходимые сведения. Также свои особенности есть в актах переоценки, инвентаризации, кассовых чеках и других документах.
Ввод документа завершается нажатием кнопки «Записать» или «Провести и закрыть». В первом случае он будет сохранен в информационной базе, но не проведен по учету. Это удобно, например, когда работа с документом не закончена, и к нему предстоит вернуться позже. При нажатии кнопки «Провести и закрыть» он будет не только сохранен, но и проведен по бухгалтерскому учету с пересчетом складских остатков, сальдо взаиморасчетов с контрагентами и других связанных данных.
В целом программа «1С: Розница» настраивается по тем же правилам, что и другие продукты, реализованные на технологической платформе «1С». Но при возникновении каких-либо затруднений обращайтесь к специалистам «Южной Интеграционной Компании». Они ответят на все вопросы и помогут настроить программу с учетом особенностей вашего бизнеса.