Ростов-на-Дону: 8 (863) 209-80-80
Россия: 8 (800) 775-28-08
info@uik.su
Напишите нам, мы в онлайне!

Автоматизация ресторанов, столовых, кафе, баров

Ресторанный бизнес является одним из самых сложных, рискованных и высококонкурентных сегментов бизнеса. Рынок диктует владельцам ресторанов, кафе, баров высокие требования к качеству и скорости обслуживания клиентов.

Сложная экономическая ситуация, присутствие на рынке огромного числа сетевых и франчайзинговых заведений, обязывает предприятие общественного питания с большей эффективностью контролировать расходы, складские запасы, персонал, процессы производства, закупки, проработки блюд, формирование меню и ценовой политики.

В связи с этим можно сделать однозначный вывод, что современному предприятию общественного питания, сложно соответствовать требованиям рынка без применения современных информационных технологий.

Автоматизация ресторана, кафе, бара нацелена на повышение эффективности исполнения ключевых бизнес-процессов заведения: планирование работы заведения (бронирование столов, планирование банкетов), обслуживание гостей (информирование о наличии свободных столов, прием, регистрация, оплата заказа), взаимодействие кухни, бара и зала (заказы на кухню и бар, уведомление о готовности, стоп-листы), сокращение расходов и повышение управляемости за счет организации системы контроля за действием всего персоналом, повышение качества принятия управленческих решений за счет повышения точности и скорости предоставления аналитических данных.

Задачи, решаемые автоматизацией ресторана, кафе, бара

fast_point_icon.png

Обслуживание гостей

Планирование загрузки заведения
Предприятия общественного питания отличаются от многих других видов деятельности тем, что загрузка заведения не является постоянной и меняется в зависимости от дня недели, времени суток, времени года, праздников и различных мероприятий.

Для организации эффективной работы заведения, у администратора всегда под рукой должна быть информация по распределению потока посетителей по дням месяцам, дням недели и часам, для сотрудников службы хостес – информация о забронированных столах и запланированных банкетах
Внимание к гостю с момента входа в заведение
Обязанность хостес - контроль загруженности зала. Информирование посетителя о занятости столиков в заведении является важным условием в обслуживании. Сотрудники хостес должны иметь возможность получать информацию о том, какие столики и на сколько посадочных мест свободны, какие скоро освободятся, а какие не стоит занимать, так как стол забронирован на ближайшее время.
Удобная, точная и быстрая работа официанта с заказом
Впечатление о работе заведения складывается из скорости и качестве взаимодействия официантов с гостями, в связи с чем все этапы работы с заказом и все операции, связанные с обслуживанием посетителей, необходимо выполнять за минимальное время.

Структура меню должна обеспечивать быстрое интуитивно понятное оформление заказа. Разделы меню должны быть понятными, вложенность разделов краткой и логичной. При построении меню необходимо пользоваться правилом «трех кликов» - любое блюдо должно добавляться в заказ не более чем в три нажатия. Должна быть обеспечена возможность внесения блюд в стоп-лист со своевременным информированием официанта.
Отлаженное взаимодействие кухни, бара и зала
Слаженная коммуникация в ресторане является одним из основных факторов качественного обслуживания гостей, поэтому работу кухни и зала важно организовать так, чтобы информация между поварами, официантами и барменами доходила за минимальное время.

При поступлении нового заказа важно, как можно оперативнее отправить его на кухню, а при окончании производства блюда - незамедлительно уведомить об этом официантов. В такой ситуации наличие систем оповещения, которые своевременно просигнализируют о готовности блюд, будет являться большим плюсом. Применение систем оповещения официантов исключит неэффективное взаимодействие официанта с кухней и баром, большую часть времени они смогут проводить с гостями.

Руководителям в данной ситуации может пригодиться специальный пакет ресторанной аналитики, с помощью которого они смогут контролировать время поступления заказов на кухню, начала приготовления блюд и скорость подачи гостям. Такая информация поможет оперативно влиять на планы по персоналу, особенно в часы высокой загрузки заведения.
Безошибочный расчет посетителей
Ошибки при расчете гостя сильно влияют на его лояльность. В итоговых счетах на оплату, должны быть корректно отражены все заказанные позиции и учтены все бонусы, подарки и скидки.

Для исключения злоупотребления скидками со стороны персонала, система автоматизации должна обладать возможность настройки автоматических скидок в зависимости от дня недели и времени суток, а также иметь ограничения на разные категории товаров и блюд.

Для гарантии возврата посетителя система автоматизации должна обладать возможностью предоставления персонализированных скидок, бонусных накопительных систем.
Безошибочный и удобный прием оплаты
При оплате заказа в заведении должна быть предусмотрена возможность оплаты заказа разными видами платежей: наличными, банковской картой, бонусами, кредитом и прочее. Система автоматизации должна обладать поддержкой максимально возможных вариантов оплаты заказа.

Одной из самых распространён ошибок приема оплаты является указание некорректной суммы при оплате банковской картой. Для решения данной проблемы в системе автоматизации должна быть обеспечена связь с платежным терминалом. В таком случае сумма будет поступать из программы на терминал, что исключит ручной ввод.

В столовых, базирующихся на производственных предприятиях, часто применяются схемы, позволяющие предприятию компенсировать сотрудникам часть денежных средств, затраченных на питание. В таких случаях необходимо обеспечивать возможность учета безналичных средств, с применением ограничений, установленных той или иной организацией для своих сотрудников.
get_more_сlients_icon.png

Привлечение и удержание гостей

Системы лояльности
Для анализа целевой аудитории предприятия общественного питания и выявления индивидуальных потребительских предпочтений в автоматизированной системе должна быть обеспечена возможность учета и идентификации гостей, что при правильной маркетинговой активности позволит повысить количество средний чек посетителя.

Современная система автоматизации ресторана, кафе, бара обязана поддерживать начисление бонусов вместо предоставления скидок. Бонусы становятся особенно актуальны в условиях, когда дисконтные карты выдаются во многих заведениях и не являются уже столь ярким конкурентным преимуществом при выборе ресторана. Бонусные системы являются более выгодными с финансовой точки зрения, чем аналогичные дисконтные.
Электронное меню
В настоящее время, в заведениях общественного питания набирает популярность электронных меню. Электронное меню - мобильное приложение для планшетов, предназначенное для самостоятельной работы с заказами без участия официантов. Приложение полностью заменяет собой бумажное меню и содержит карточки блюд с подробными описаниями, рецептурами, ингредиентами и фотографиями. Пользуясь приложением, гости заведения смогут самостоятельно ознакомиться с составом блюд, оформить заказы, получить актуальные сведения о текущей сумме счета и количестве заказанных позиций. Вызов официанта и закрытие счета будут происходить в два касания. Использование электронного меню позволит значительно ускорить и повысить качество обслуживания.
Онлайн-бронирование
В современном мире мобильных технологий возможность удобно и быстро спланировать свое посещение ресторана является важным фактором при выборе заведения. Современные системы автоматизации предприятий общественного питания должны обладать возможностью бронирования посадочных мест через интернет
consolidation_icon.png

Производственный учет

Ведение технико-технологических карт (ТТК)
Технико-технологические (ТТК) и калькуляционные карты являются основой производственного учета любого предприятия общественного питания и определяют правила приготовления блюд. Сколько и каких ингредиентов при каких условиях списывается при производстве того или иного блюда, какие технологические операции и в каком порядке при этом совершаются, форма подачи, калорийность и органолептические свойства – все это фиксируется в данных документах. Их правильное составление и тщательная проработка с фиксацией результатов позволяют в дальнейшем контролировать работу поваров, снижая действие «человеческого фактора» на итоговый результат

Процесс производства в ресторане с точки зрения учета иногда даже сложнее, чем на больших промышленных предприятиях. Производство блюд характерно непостоянством используемого сырья и ингредиентов. Большинство предприятий общественного питания вынуждены постоянно менять их список, следуя за сезонностью, колебаниями закупочных цен, санкциями. Что в конечном итоге приводит к расхождениям фактического расхода продуктов с плановым, колебаниям норм отходов, весовых характеристик готовых блюд. Производственный учет в ресторане требует постоянного отражения всех изменения в системе, в противном случае учет начнет постепенно отдаляться от реальности и теряет свой управленческий смысл, система учета перестает отражать реальную картину и превращается в формальность.
Прямая и обратная схема учета производства
Современная программа автоматизации производственного учета на предприятиях общественного питания должна обладать возможностью регистрации выпуска готовой продукции по «прямой» и по «обратной» схеме. В первом случае используется классическая схема, основанная на последовательных этапах начиная с планирования производства, закупки и подготовки ингредиентов, выпуске продукции и ее реализации. Но такая схема хорошо подходит для столовых, фабрик-кухонь, банкетных ресторанов и не всегда реализуема в классических заведениях, где процесс прогнозирования производства сложен – повара готовят те блюда, которые заказали клиенты, делают они это быстро, все внимание уделяя качеству и оперативности свой работы. При этом учетные вопросы списания фактически используемых ингредиентов решают уже по факту, обычно при закрытии смены. Такую схему учета называют «обратной», когда производственные документы и документы товародвижения формируются по факту реализации готовых блюд за смену.

Использование «обратной» схемы производственного учета позволяет сократить затраты на ведение учета в заведении вследствие того, что сотрудник учетного отдела отражает выпуск продукции, в свободном режиме, не привязанном к реальному времени совершения фактов хозяйственной деятельности.
Работа с аналогами ингредиентов
В связи с различными внешними факторами (изменение цен, смена поставщика, сезонность) при закупке ингредиентов для производства на предприятиях общественном питании возникает необходимость замены ингредиентов в блюдах. Современная система автоматизации ресторана, кафе, бара должна позволять быстро заменить ингредиент во всех технико-технологических картах. Помимо этого, при отражении «Выпуска продукции» должна быть обеспечена возможность замены сырья на аналоги, которые есть в наличии в соответствии с ранее настроенными приоритетами.
Управление кухней
Для оптимизации распределения заказов между командой кухни, постоянного мониторинга скорости выдачи блюд кухней в системах автоматизации ресторанов, кафе, баров должен быть реализован монитор марок, который предназначен для управления порядком приготовления поступающих заказов на кухню.

На подобных мониторах марок обычно отображаются все поступившие заявки, с информацией о времени, прошедшем с момента его поступления на кухню, и статусе заявки относительно планового времени ее выполнения, указанному в меню. Что позволяет наглядно отслеживать приоритет и длительность выполнения заказов. Повышенное внимание к просроченным заказам поможет заведению быстрее обслуживать посетителей, а при необходимости вовремя предупредить гостя о возникшей задержке в подаче блюд.

Помимо времени и статуса, на мониторе повара обычно выводятся сообщения, от официантов, которые оставляют гости при заказе блюда, а также информация о количестве гостей в заказах. В ряде случаев данная информация будет полезна повару для выбора вариантов приготовления и сервировки блюд. Для руководителя заведения в системе должна быть реализована возможность анализа скорости обслуживания гостей и времени ожидания выполнения заказа. Данные показатели всегда помогут однозначно оценить качества работы заведения. Подобный анализ позволяет выявлять неоптимальных операций в сервисе и постоянно улучшать качество обслуживания гостей заведения.

Количественными характеристиками стабильности работы кухни являются параметры нахождения блюд в стоп-листе. Сколько их, как долго, сколько раз и когда они туда попадают. Все эти значения дают огромные возможности для выявления узких мест в работе кухни. Ведь причинами попадания блюд в данный список могут быть и ошибки в заготовках и в закупках, в работе линейных поваров и провалы в планировании. И все это – зона ответственности шеф-повара и яркая характеристика качества его работы.
Sklad_icon.png

Складской учет

Планирование запасов
Для качественного планирования запасов на складах современная система автоматизации должна обеспечить сотрудника полной информацией о жизненном цикле товара на складе (расход товара на производство, продажу, списание, движение товара между подразделениями). Учет сроков поставки и стоимости товаров поставщиков, позволит достаточно точно спрогнозировать объем товаров, подлежащих закупке на ближайшее время, а также позволит спрогнозировать стоимость поставки исходя из последних цен поставщиков.
Инвентаризация товаров
Инвентаризация - основной способ сопоставить фактическое количество хранящихся материальных ценностей с учетными данными. На предприятиях общественного питания может проводиться полная и неполная инвентаризация.

Частота проведения инвентаризаций на предприятиях общественного питания, позволяет значительно предотвратить хищениям и злоупотребления.

Современные системы автоматизации должны позволять оптимально выстроить весь процесс - от подготовки инвентаризационных ведомостей, до внесения данных в учетную систему и сравнение результатов нескольких инвентаризаций. Должна быть обеспечена возможность проведения инвентаризации с использованием терминалов сбора данных, сканеров штрих-кода, фронт-офисных программ.
Расчет себестоимости продукции
Обычно себестоимость разделяют на 2 категории: плановая и фактическая. Плановая себестоимость рассчитывается на основании калькуляционных карточек, разрабатываемых для каждого блюда и полуфабриката. Фактическая себестоимость определяется уже в момент производства с учетом партий товаров, входящих в выпуск продукции.

Современная система автоматизации должна позволять проводить как плановый, так и фактический расчет себестоимости. Анализ данных показателей позволяет проводить мероприятия по оптимизации рецептур блюд с целью снижения их себестоимости, отслеживать истории цен поставщиков для принятия решения перехода на закупку у другого поставщика в другой ценовой категории.
staff_manage_icon.png

Управление персоналом

Учет рабочего времени
Современные системы автоматизации должны позволять организовать учет индивидуальных графиков и режимов работы (расписаний) по дням и часам. В том числе должна быть обеспечена возможность указания нескольких смен в течение одних суток, что позволяет учитывать различие условия оплаты (например, дневные и вечерние часы, оплачиваемые по разной ставке). Должна быть обеспечена возможность указания фактически отработанного времени сотрудников.
Расчет и выплата заработной платы
Современная система автоматизации должна предоставлять руководителю возможность связать между собой реальные результаты деятельности компании с вознаграждением сотрудников. При расчете заработной платы могут учитываться показатели выручки каждого сотрудника или смены, скорость обслуживания, время подачи блюд и т.п.

Полученные результаты расчета можно наглядно показать сотрудникам в отчетах по начислениям и удержаниям, которые будут детализированы до вида и алгоритма расчета. Такая прозрачность и системность в процессах расчета и начисления зарплаты помогает не только минимизировать трудозатраты на процесс расчета заработной платы, но и повышает прозрачность начислений, что положительно влияет на мотивацию персонала заведения.
finance-icons1.png

Финансовый учет

Управление расходами
Ресторанный рынок всегда не стабилен, пиковые нагрузки и высокий сезон сменяется затишьем и низкими выручками, что может привести к появлению кассовых разрывов, а при неправильном планировании расходов может привести к разорению.

К основным задачам управления финансами заведения входит регулирование денежного потока, которое бы позволило выравнивать неравномерность доходов при соблюдении обязательств по расходам денежных средств.

Успешно обеспечить выполнение данных можно только с помощью системы, позволяющей собирать данные о работе ресторана, анализировать их, строить прогнозы и управлять бюджетами.
Платежный календарь
Для автоматизации процесса финансового планирования и контроля за состояниями взаиморасчетов необходимо учитывать все условия, указанные в договорах с поставщиками, а также данные по состоянию расчетов с каждым поставщиком. Для обработки всех этих данных в автоматизированных системах используется «Платежный календарь», который помогает увидеть общую картину по запланированным расходам денежных средств компании и скорректировать платежи с учетом приоритетов, что позволяет оперативно реагировать на изменения входящего и исходящего денежного потока.
Управление запасами
Объем товарных запасов, их ликвидность и стоимость играют важнейшую роль в успехе ресторанного бизнеса. Нехватка ингредиентов приводит к росту «стоп-листа», что негативно отражается на лояльности гостей. Избыток складских запасов – выводят из оборота денежные средства и приводят к увеличению рисков потерь из-за списаний испорченного, потерянного или разбитого при хранении. При этом денежные средства, инвестированные в товарные запасы, могут составлять существенную долю от чистой стоимости предприятия. Поэтому управление стоимостью запасов также является важной составляющей задачи управления финансами ресторана.
law_icon.png

Регламентированный учет

Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет в России строго регламентирован. Помимо правил бухгалтерского учета, бухгалтерам, работающим в сфере общественного питания, необходимо руководствоваться также Правилами оказания услуг общественного питания, Методикой учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности и Основными положениями по бухгалтерскому учету сырья, товаров и производства в предприятиях общественного питания.

Для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях общественного питания современные системы должны быть оснащены механизмами интеграции данных с популярными программами для ведения бухгалтерского учета, в которых подготавливается и формируется регламентированная отчетность. Данный подход позволяет обеспечить более гибкий учет вследствие того, что реальные данные в управленческом учете очень часто расходятся с данными бухгалтерского учета, а аналитические разрезы в бухгалтерском учете не позволяют провести широкий оперативный анализ деятельности предприятия.
Налоговый учет
В подавляющем большинстве современные предприятия общественного питания применяют совмещение двух систем налогообложения: УСН и ЕНВД. Для этого в современных системах автоматизации реализован учета в разрезе нескольких юридических лиц в одной базе данных. Все юридические лица организации могут иметь свою учетную политику и применять свой режим налогообложения. Такой подход позволяет организации существенно оптимизировать затраты на налоги при полном соблюдении требования фискального законодательства.

Как правило предприятия выделяют юридическое лицо для торговли алкогольной продукцией, работа с которой налагает дополнительные требования к виду юридического лица и применяемой системы налогообложения. При этом весь остальной оборот проводят через другое юридическое лицо, применяющее льготную систему налогообложения. Такое разделение требует дополнительных усилий при учете, но позволяет существенно экономить на налогах.
Учет кассовых операций
Кафе, бары, рестораны относятся к организациям, оказывающие услуги общественного питания населению. Любое оказание коммерческих услуг сопровождается расчетами в наличной или безналичной форме (банковские карты, купоны, талоны, сертификаты, банковские переводы), которые строго регламентируется различными правилами. Нарушение таких правил является одним из самых тяжких видов нарушений в работе предприятия.

Работа персонала с наличными денежными средствами, должна всегда находиться под строгим контролем, чтобы предотвращать злоупотребления и любые попытки воровства со стороны сотрудников заведения. Чем больше точек контроля входящего денежного потока будет у владельца бизнеса, тем меньше рисков он на себя берет.

В связи с чем в современной системе автоматизации должны быть реализованы все необходимые механизмы, связанные с выполнением требований контролирующих органов по учету оплат, и по соблюдению кассовой дисциплины.
Учет алкогольной продукции
Современная система автоматизации ресторана, кафе, бара должна соответствовать всем требованиям законодательства Российской Федерации в области учет алкогольной продукции. В программе должны быть в обязательном порядке реализованы функции:
  • Приемки алкогольной продукции;
  • Вскрытие алкоголя;
  • Розничная реализация алкогольной продукции;
  • Ведение остатков алкогольной продукции в ЕГАИС;
  • Формирование журнала учета реализации алкоголя;
  • Инвентаризация алкогольной продукции;
  • Контроль на вскрытие и продажу дублей акцизных марок;
  • Формирование алкогольных деклараций.

Стоимость автоматизации ресторана, кафе, бара

Стоимость автоматизации ресторана, кафе, бара складывается из нескольких ключевых составляющих: специализированное POS оборудование, программное обеспечение, работы по внедрению и сопровождению системы. Наша компания специализируется исключительно на индивидуальном подходе, учитывая индивидуальность и специфику предприятия общественного питания. При проектировании системы необходимо выбрать именно то программное обеспечение и оборудование, которое будет максимально соответствовать формату и требованиям заведения, отвечать ожиданиям владельца бизнеса, соответствовать бюджету.

В зависимости от формата заведения, выделяют следующие автоматизированные рабочие места:
  • Рабочее место официанта. Программное обеспечение Front-Office. Оборудование: сенсорный POS-терминал, онлайн-касса, денежный ящик, банковский терминал (дополнительно может использоваться планшет для электронного оформления заказа).
  • Рабочее место бухгалтера-калькулятора, заведующего производством, технолога. Программное обеспечение Back-Office. Оборудование: персональный компьютер, принтер (дополнительно может использоваться принтер-этикеток, весы с печатью этикеток)
  • Рабочее место бармена, буфетчика, шеф-повара. Оборудование: Принтер марок со звонком либо дополнительный монитор.
  • Рабочее место бухгалтера. Программное обеспечение 1С:Бухгалтерия. Оборудование: персональный компьютер, принтер.
Для наглядности наши специалисты заранее рассчитали объем затрат, требующихся для комплексной автоматизации, на примере кафе с одним рабочим местом официанта и отдельным рабочим местом технолога.


Наименование Стоимость
Смарт-терминал ATOL Sigma 10 с ФН на 15 мес. + SIGMA ЕДА на 12 мес. + ОФД на 12 мес. - мобильное функциональное кассовое решение, которое идеально подойдет для тех, кто не готов к большим затратам на автоматизацию, но планирует повысить скорость и качество обслуживания, а также организовать полноценный производственный и товарный учет. 25 900,00 руб.
Работы по внедрению автоматизированной системы в магазине:
  • подключение и настройка специализированного оборудования;
  • установка и настройка программного обеспечения;
  • обучение пользователей;
5 000,00 руб.
Стоимость автоматизации итого: 30 900,00 руб.

Наименование Стоимость
Трактиръ: Nano Трактиръ: Nano - программный продукт для автоматизации небольших предприятий общественного питания с одной точкой продаж и одним рабочим местом бухгалтера-калькулятора. Несмотря на сравнительно небольшую стоимость продукт позволяет автоматизировать рабочее место официанта, кассира и все контуры учета. 18 000,00 руб.

Сенсорный терминал АТОЛ Optima - надежный и высокопроизводительный терминал в котором учтены все требования к современному кассовому оборудованию: высокое качество, элегантный дизайн, компактность, возможность подключения любого торгового оборудования. . 27 000,00 руб.

Онлайн-касса АТОЛ 1Ф с ФН на 15 мес. - самое экономичное решение в линейки оборудования компании АТОЛ. Но не смотря на относительно низкую стоимость, онлайн-касса выгодно отличается от своих конкурентов высокой надежностью, оптимальным размером и низкой стоимостью расходных материалов. 12 500,00 руб.
Работы по внедрению автоматизированной системы в магазине:
  • подключение и настройка специализированного оборудования;
  • установка и настройка программного обеспечения;
  • обучение пользователей;
10 000,00 руб.
Стоимость автоматизации итого: 67 500,00 руб.

Наименование Стоимость
Трактиръ: Front-Office Трактиръ: Front-Office - универсальное решение, разработанное на платформе 1С:Предприятие 8, предназначенное для автоматизации работы официантов и кассиров в ресторанах, кафе, барах и прочих предприятиях сферы общественного питания. 9 900,00 руб.
 Трактиръ: Management Трактиръ: Management - современное Back-Office решение для автоматизации оперативного учета в ресторанах, кафе, барах, столовых, фаст-фуд. Основная поставка позволяет охватить все контуры учета от складского и производственного учета до управления денежными средствами и планированию деятельности заведения. 20 000,00 руб.

Сенсорный терминал АТОЛ Jazz - высокозащищенный и высокопроизводительный терминал. Металлический корпус, устойчивая подставка предотвратят случайное падение. Влагозащищенный экран не даст жидкости проникнуть внутрь. Все кабели скрыты в подставке: помимо эстетичного внешнего вида, это гарантирует надёжность работы терминала и защиту от случайного отключения кассового оборудования. 43 500,00 руб.

Онлайн-касса АТОЛ 1Ф с ФН на 15 мес. - самое экономичное решение в линейки оборудования компании АТОЛ. Но не смотря на относительно низкую стоимость, онлайн-касса выгодно отличается от своих конкурентов высокой надежностью, оптимальным размером и низкой стоимостью расходных материалов. 12 500,00 руб.
Работы по внедрению автоматизированной системы в магазине:
  • подключение и настройка специализированного оборудования;
  • установка и настройка программного обеспечения;
  • обучение пользователей;
15 000,00 руб.
Стоимость автоматизации итого: 100900,00 руб.

Остались сомнения? Появились вопросы? - свяжитесь с нами.
Для этого просто позвоните по телефону:
8 (863) 209-80-80 или напишите на info@uik.su.
Всегда рады вам помочь!