1С:Документооборот

Автоматизация электронного документооборота

«1С:Документооборот 8» современная программа для автоматизации электронного документооборота на коммерческих предприятиях и организациях бюджетной сферы. Создана по передовым технологиям на платформе «1С:Предприятие 8»

«1С:Документооборот 8» - система электронного документооборота, которая позволяет решать проблемы взаимодействия структурных подразделений предприятия. Программа на базе «1С:Предприятие 8» позволяет хранить и редактировать файлы любых форматов, регистрировать входящие и исходящие документы, сохранять электронные версии всех бумажных аналогов, хранить информацию по авторам и редакторам документов.

«1С:Документооборот 8» может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

Программа может быть легко настроена и адаптирована под специфику конкретного предприятия. «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров.

Основные задачи решаемые с помощью «1С:Документооборот 8»:

1. Постановка и контроль задач
2. Учет входящих, исходящих, внутренних документов
3. Организация файлового хранилища
4. Автоматизация блока договоров
5. Организация юридически значимого документооборота
6. Планирование и проведение собраний и мероприятий
7. Управление проектами

Цены «1С:Документооборот 8»

Специальное предложение при покупке «1С:Документооборот 8»

✔ Бесплатное обновление «1С:Документооборот 8», в течение первых трех месяцев

✔ Бесплатная доставка, установка и настройка программы

Описание программного продукта «1С:Документооборот 8»

Функциональные возможности программы «1С:Документооборот 8»

«1С:Документооборот 8» продукт разработанный на современной платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и успешно автоматизирует документооборот на предприятии.

С помощью «1С:Документооборот 8» возможно:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» предназначен не только для коммерческих предприятий, продукт может быть эффективно использован в бюджетном секторе. Размеры предприятия так же не имеют значения продукт подойдет как коммерческому предприятию с распределенной холдинговой структурой так и маленьким предприятиям с небольшим документооборотом. «1С:Документооборот 8»легко может быть настроен и адаптирована под специфику конкретного предприятия.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов, оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

Следование требованиям российского законодательства и национальных стандартов

Законы, ГОСТы и другие методические материалы, которым соответствует "1С:Документооборот 8" или которые учитывались при разработке:

Делопроизводство в программном продукте «1С:Документооборот 8»

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

• входящие
• исходящие
• внутренние

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Стандартная схема обработки входящего документа:

• первичная регистрация входящего документа
• рассмотрение
• исполнение

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Стандартная схема обработки исходящего документа:

1. Создание исходящего документа
2. Согласование исходящего документа
3. Утверждение исходящего документа
4. Регистрация исходящего документа

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Нумерация документов

В «1С:Документооборот 8»поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Прочие возможности

В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.

Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

Автоматизация бизнес-процессов при помощи программного продукта «1С:Документооборот 8»

Автоматизация последовательностей действий сотрудников предприятия упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе «1С:Документооборот 8» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

1. Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
2. Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку, контролеру и проверяющему для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
3. Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
   • параллельное;
   • последовательное;
   • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
4. Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору процесса для ознакомления с результатом утверждения.
5. Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
6. Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
7. Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
8. Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
9. Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
10. Обработка исходящего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
11. Обработка внутреннего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
12. Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

• Все руководители автора бизнес-процесса
• Все подчиненные автора бизнес-процесса
• Непосредственный руководитель автора документа
• Все руководители автора документа

Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи. Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование.

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список.

Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

• маршрутизация
• сроки
• важность
• наименование
• описание и другие