С 2026 года один УПД заменит накладные и акты

Что изменится в электронном документообороте

С 1 января 2026 года в России вступают в силу новые правила электронного документооборота: отдельные электронные формы ТОРГ-12 (накладные) и актов выполненных работ потеряют юридическую силу. Их полностью заменит универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03. Изменения коснутся только структурированного ЭДО через утверждённых операторов — бумажные документы и неструктурированные форматы (PDF, сканы) остаются в силе.

Почему отменяют старые формы

Основная причина — устранение расхождений в данных между разными электронными документами. ТОРГ-12 и акты часто требовали ручного сверения, что приводило к ошибкам и дополнительным трудозатратам. Новый УПД 5.03 объединяет в себе функции счёта-фактуры, первичного документа и акта, обеспечивая единообразие: все системы учёта, контрагенты и ФНС будут «читать» документ одинаково.

Что именно меняется

• Единый формат: УПД 5.03 станет обязательным для передачи товаров, услуг или смешанных операций (например, поставка оборудования с монтажом). Один документ — одна комплект подписей.
• Новые реквизиты: Добавлены поля для маркировки и прослеживаемости товаров, уточнены единицы измерения и ставки НДС, убраны дублирующие элементы.
• Сроки перехода Используйте сервис «Прозрачный бизнес» или «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента» на сайте nalog.gov.ru. Здесь видно:
  1. С 1 апреля 2025 года старые версии УПД (5.01 и 5.02) перестанут действовать.
  2. С 1 января 2026 года — полный переход на УПД 5.03 для всех электронных первичных документов.

Изменения не затрагивают тех, кто работает на бумаге или обменивается документами в произвольной форме по соглашению сторон.

Преимущества нового подхода

• Сокращение количества документов: вместо двух-трёх — один.
• Меньше ошибок благодаря автоматическому заполнению и контролю.
• Полная совместимость между всеми операторами ЭДО и программами учёта (включая 1С).
• Удобная работа с маркированными товарами и прослеживаемостью.
• Ускорение обмена и архивации с квалифицированной электронной подписью.

Как подготовиться бизнесу

Чтобы избежать сбоев в документообороте:

• Проверьте текущие процессы и протестируйте УПД 5.03 на примерах.
• Обновите конфигурацию 1С (обновления с поддержкой нового формата выйдут в 2025 году).
• Подключите или настройте ЭДО, проверьте квалифицированные электронные подписи.
• Проведите тестовые обмены с контрагентами.

Мы предлагаем сервис 1С-ЭДО для быстрого перехода на новый формат: подключение, настройка и тестирование документов.

Переход на УПД 5.03 упростит работу и снизит риски ошибок. Начните подготовку заранее, чтобы с января 2026 года продолжать документооборот без перебоев.